Política de Privacidade

O Mentis é uma plataforma de gestão para psicólogos e demais profissionais da saúde mental, mantida pela empresa identificada na seção 15. A LGPD distingue quem decide sobre o tratamento (controlador) de quem trata os dados em nome de outra pessoa (operador). No Mentis:

• O Mentis é o controlador dos dados de visitantes do site, de inscritos na lista de espera do lançamento e dos próprios profissionais (cadastro, assinatura, cobrança e uso da plataforma). Esta Política descreve esses tratamentos.
• O Mentis é o operador dos dados de pacientes, de pessoas que entram em contato com o consultório e dos demais dados inseridos pelo profissional. Nesses casos, o profissional de saúde é o controlador, e o Mentis trata os dados exclusivamente conforme as instruções dele (Anexo I dos Termos de Uso). Os deveres de transparência perante o paciente são do profissional, e o Mentis fornece instrumentos para cumpri-los.

Pacientes e contatos dos consultórios nunca recebem comunicações de marketing do Mentis.

Visitantes do site:

• Endereço IP, tipo de navegador e páginas acessadas, usados para entregar o site, prevenir abusos (como o limite de tentativas por endereço IP) e manter os registros de acesso exigidos por lei.
• Origem da visita: parâmetros de campanha presentes no endereço da página (incluindo o identificador de clique de anúncios da Meta), página de entrada e site de origem. Essas informações ficam guardadas no armazenamento local do seu navegador e são associadas ao seu cadastro quando você entra na lista de espera ou cria uma conta.
• Sua escolha sobre cookies, registrada com um identificador aleatório que não revela quem você é, junto com a versão desta Política, a data, o endereço IP e o navegador, como comprovação da escolha.

Inscritos na lista de espera do lançamento:

• Nome, e-mail, número de WhatsApp e como você se apresenta (por exemplo, psicólogo, psicanalista ou estudante)
• Data e versão do consentimento dado no formulário de inscrição
• Seu código de indicação e, se houver, o código de quem indicou você
• Origem da visita, conforme descrito acima
• Situação das comunicações: cancelamentos de recebimento e e-mails não entregues ou marcados como indesejados

Profissionais clientes:

• Nome completo, e-mail, telefone e senha de acesso
• Registro em conselho de classe (por exemplo, CRP), documento de identificação, abordagem terapêutica, especialidades e demais informações profissionais
• Dados de assinatura e cobrança: plano, histórico de pagamentos e notas fiscais. Os dados completos do cartão são repassados ao processador de pagamentos e não são armazenados pelo Mentis, que guarda apenas a bandeira, os quatro últimos dígitos e uma referência para as cobranças seguintes.
• Registro do aceite dos Termos de Uso (versão, data, endereço IP e navegador)
• Fuso horário do dispositivo, para exibir datas e horários corretamente
• Origem da visita e código de indicação, quando houver
• Preferências de comunicação: escolhas sobre o recebimento de novidades por e-mail e WhatsApp, cancelamentos e e-mails não entregues ou marcados como indesejados
• Registros de uso e de acesso à plataforma
• Conteúdo do site profissional, quando o profissional decide publicá-lo

Pacientes e contatos dos consultórios (tratados em nome do profissional):

Dados pessoais e de contato, documentos de identificação, informações de saúde, histórico clínico, anotações e documentos de sessões, gravações de áudio de sessões e suas transcrições, agendamentos, dados financeiros do atendimento e mensagens trocadas com o consultório, inseridos pelo profissional ou recebidos pelos canais que ele conecta ao Mentis, como o WhatsApp do consultório. Pacientes que usam o portal do paciente também informam seus dados de acesso.

Por se tratar de uma plataforma de prontuário digital e acompanhamento clínico, o Mentis armazena dados sensíveis, como informações de saúde, históricos clínicos e detalhes de tratamentos. Esses dados são tratados apenas em nome do profissional responsável e recebem o máximo grau de confidencialidade e proteção, conforme exigido pela LGPD e pelo Conselho Federal de Psicologia.

Tratamos dados pessoais para as finalidades abaixo, cada uma amparada em uma hipótese legal da LGPD:

• Prestar os serviços contratados (gerenciar a conta, o acesso e a assinatura, emitir cobranças e notas fiscais e enviar comunicações necessárias ao serviço, como confirmação de cadastro, avisos de segurança e de cobrança): execução de contrato (art. 7.º, V).
• Enviar novidades do lançamento por e-mail e WhatsApp a quem entrou na lista de espera: consentimento (art. 7.º, I), dado ao marcar a caixa do formulário de inscrição. Você pode revogá-lo a qualquer momento (seção 5).
• Enviar a profissionais clientes, por e-mail, comunicações sobre o Mentis, como novos recursos, conteúdos e ofertas relacionadas ao serviço, inclusive os e-mails com ofertas enviados durante o período de teste: legítimo interesse (art. 7.º, IX, e art. 10), com opção de cancelamento em cada mensagem e na área Meu Perfil da plataforma, sem prejuízo do serviço.
• Enviar a profissionais clientes novidades e avisos pelo WhatsApp: legítimo interesse (art. 7.º, IX, e art. 10), com a opção ligada por padrão no cadastro e que pode ser desligada a qualquer momento (seção 5), sem prejuízo do serviço.
• Medir campanhas de anúncios com o Pixel e a API de Conversões da Meta: consentimento (art. 7.º, I), dado ao aceitar os cookies de marketing.
• Proteger o site e a plataforma, prevenir fraudes e abusos e melhorar o produto: legítimo interesse (art. 7.º, IX), limitado ao necessário.
• Guardar registros de acesso e documentos fiscais e atender autoridades: cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7.º, II).
• Exercer direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais (art. 7.º, VI).
• Dados de saúde de pacientes, tratados em nome do profissional: tutela da saúde, em procedimento realizado por profissional de saúde (art. 11, II, "f"), e não consentimento.
• Protocolo de situações de risco da assistente virtual: proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro (art. 11, II, "e").

Inscritos na lista de espera recebem novidades do lançamento por e-mail e WhatsApp. O Mentis só envia essas mensagens a quem marcou a caixa de consentimento no formulário de inscrição. Você pode deixar de recebê-las a qualquer momento, em cada canal:

• E-mail: clique no link de cancelamento presente em todas as mensagens de novidades.
• WhatsApp: responda "SAIR" a qualquer mensagem de novidades enviada pelo número do Mentis.
• Pelos canais da seção 15: peça o cancelamento nos dois canais ou a exclusão dos seus dados.

O cancelamento em um canal não interrompe o outro. Se você criar uma conta no Mentis com o mesmo e-mail ou número de WhatsApp, suas preferências passam para a conta: um canal cancelado continua cancelado, e o consentimento dado para o WhatsApp continua valendo até que você o revogue.

Profissionais clientes recebem por e-mail comunicações sobre o Mentis, como novos recursos, conteúdos e ofertas, inclusive durante o período de teste, com base no legítimo interesse (seção 4). Para deixar de recebê-las, clique no link de cancelamento presente em todas essas mensagens, desligue a opção de e-mail em Preferências de comunicação, na área Meu Perfil da plataforma, ou use os canais da seção 15.

Profissionais clientes também recebem novidades e avisos do Mentis pelo WhatsApp, no número cadastrado no perfil. A opção vem ligada no cadastro e pode ser desligada a qualquer momento em Preferências de comunicação, na área Meu Perfil da plataforma, ou respondendo "SAIR" a qualquer mensagem de novidades, que sempre traz essa instrução. Depois de desligada, ela só volta a valer se você a ligar novamente, mesmo que troque o número de WhatsApp do perfil.

Comunicações necessárias ao serviço, como avisos sobre a conta, de segurança e de cobrança, continuam sendo enviadas por e-mail enquanto a conta existir, mesmo que você tenha cancelado o recebimento de novidades.

As mensagens de WhatsApp são enviadas pela plataforma WhatsApp Business da Meta. Lembretes de sessão e avisos enviados a pacientes em nome do profissional não são comunicações de marketing do Mentis.

Ao visitar o site, você escolhe no aviso de cookies se aceita ou recusa os cookies de marketing, e pode mudar essa escolha a qualquer momento pelo link "Preferências de cookies", no rodapé.

• Necessários: guardam sua escolha sobre cookies (por até 180 dias) e o identificador aleatório que a associa ao registro de comprovação. Na plataforma, mantêm sua sessão ativa com segurança. Não dependem de consentimento, pois sem eles o site e a plataforma não funcionam como esperado.
• Origem da visita: o armazenamento local do navegador guarda os parâmetros da campanha que trouxe você até aqui, conforme a seção 2.
• Marketing (somente se você clicar em "Aceitar"): o Pixel da Meta grava os cookies _fbp e _fbc e envia à Meta os eventos de visita e de inscrição na lista de espera, para medirmos nossos anúncios. Apenas nessas condições usamos também a API de Conversões da Meta, que envia esses eventos diretamente do nosso servidor, com seu e-mail e telefone convertidos em código irreversível antes do envio.

Se você recusar, o Pixel não é carregado e seus dados não são enviados à Meta para medição de anúncios. Não usamos outras ferramentas de análise de navegação.

As fontes tipográficas do site são carregadas a partir do Google Fonts, o que faz o Google receber o endereço IP e o tipo de navegador para entregar os arquivos.

A plataforma integra uma assistente virtual de IA para tarefas administrativas (agendamento, confirmações, dúvidas frequentes e acolhimento inicial de contatos) e recursos de apoio ao profissional, como a transcrição de áudio, sempre sob supervisão do profissional. A assistente identifica-se como IA na conversa e não presta serviços psicológicos.

Para executar cada tarefa, apenas o conteúdo necessário (por exemplo, mensagens, anotações ou áudios) é enviado aos provedores de modelos de linguagem e de transcrição indicados na seção 8, para gerar a resposta solicitada.

O áudio gravado em uma sessão é usado para gerar a transcrição e o rascunho das anotações e da evolução. Por padrão, o arquivo de áudio é excluído automaticamente 7 dias depois que a evolução da sessão é finalizada ou, se a sessão for cancelada ou registrada como falta, 7 dias depois do cancelamento ou do registro da falta; a transcrição e a evolução permanecem no prontuário, sob controle do profissional, que pode optar por guardar o áudio em Configurações. Cabe ao profissional, como controlador, obter o consentimento por escrito do paciente para a gravação (Resolução CFP n.º 13/2022) e definir a guarda dos registros; o Mentis atua como operador e segue a configuração escolhida por ele.

O Mentis não utiliza conteúdo clínico ou conversas de pacientes para treinar modelos de inteligência artificial. Todo o processamento observa os princípios da finalidade, necessidade, adequação, transparência e segurança.

O Mentis não vende dados pessoais nem os compartilha para fins comerciais de terceiros. Compartilhamos dados apenas com fornecedores necessários à prestação dos serviços, que os tratam conforme nossas instruções e sob dever de confidencialidade e segurança:

• Amazon Web Services (AWS): servidores, banco de dados, armazenamento de arquivos, filas de processamento e envio dos e-mails da plataforma, na região de São Paulo (Brasil).
• Asaas: processamento dos pagamentos das assinaturas e emissão de notas fiscais.
• Microsoft (Azure): modelos de linguagem da assistente virtual e transcrição de áudio.
• Meta: envio e recebimento de mensagens pela plataforma WhatsApp Business e, somente com o seu consentimento, o Pixel e a API de Conversões.
• EmailOctopus (Three Hearts Digital Ltd, Reino Unido):plataforma de envio de e-mail marketing, usada para as novidades do lançamento e as comunicações sobre o Mentis. Recebe apenas os dados necessários a essas comunicações: primeiro nome; e-mail; se você aceitou ou recusou receber e-mails e a base legal do envio; um código aleatório que identifica o contato; a etapa do cadastro (por exemplo, lista de espera, em teste ou assinante), o plano, o nome do plano e o ciclo de cobrança (mensal ou anual); as datas de cadastro (ou de entrada na lista de espera), de fim e do último dia do teste, da primeira assinatura e do último pagamento; a oferta disponível para você e o prazo dela, ou a oferta aplicada à sua assinatura; a profissão declarada; o tratamento (feminino, masculino ou neutro) derivado do pronome que você informou; a cidade e o estado do seu cadastro de cobrança, quando houver; a origem da visita (os parâmetros UTM de fonte, meio, campanha e conteúdo); o nome da secretária e se o WhatsApp dela está conectado; o nível de ativação da conta e o próximo passo sugerido na configuração; frases de resumo do uso no período de teste, montadas só com contagens (por exemplo, "4 sessões, 2 evoluções"); o número de pacientes em atendimento ativo; o seu link de indicação e quantas colegas assinaram por ele; e o endereço do aplicativo usado nos botões dos e-mails. As contagens não trazem nenhum dado sobre os pacientes. Nunca recebe o seu telefone, dados de pacientes nem conteúdo clínico. Os dados ficam hospedados na AWS, na Irlanda (União Europeia), e alguns subprocessadores, inclusive os usados no envio dos e-mails (como a SendGrid), ficam nos Estados Unidos, conforme a seção 9.
• Infraestrutura de videochamadas (tecnologia LiveKit):atendimentos on-line realizados pela plataforma.
• Google: entrega das fontes tipográficas do site (Google Fonts).

Também podemos compartilhar dados quando exigido por lei, por ordem judicial ou por requisição de autoridade competente. Alterações nesta lista são comunicadas conforme os Termos de Uso.

A infraestrutura principal do Mentis fica no Brasil. Alguns fornecedores, porém, podem tratar dados fora do país, como a Meta e o Google (nos Estados Unidos), os provedores de modelos de linguagem e de transcrição e o EmailOctopus. Nesses casos, a transferência internacional segue o Capítulo V da LGPD (arts. 33 a 36), com salvaguardas adequadas, como as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD (Resolução CD/ANPD n.º 19/2024) ou outro mecanismo previsto em lei.

Os dados enviados ao EmailOctopus para o e-mail marketing são tratados no Reino Unido, ficam hospedados na Irlanda e podem passar por subprocessadores nos Estados Unidos para o envio dos e-mails. Essas transferências são amparadas pelas cláusulas-padrão contratuais da ANPD (Resolução CD/ANPD n.º 19/2024), incorporadas ao acordo de tratamento de dados firmado com o operador.

• Lista de espera: os dados não são excluídos automaticamente; são mantidos até que você cancele o recebimento das novidades ou peça a exclusão. Após o cancelamento, o cadastro permanece marcado como cancelado, apenas para garantir que sua escolha seja respeitada. A exclusão pode ser pedida a qualquer momento pelos canais da seção 15 e será atendida.
• Escolhas sobre cookies e aceites: mantidos enquanto forem necessários para comprovar a escolha ou o aceite.
• Contas de profissionais: os dados são mantidos pelo período necessário à execução dos serviços. Após o encerramento da conta, ela é desativada e os dados são conservados, e não excluídos automaticamente, para permitir reativação, atender pedidos de titulares e porque a guarda dos registros clínicos é dever do profissional (norma do CFP). A eliminação definitiva ocorre mediante solicitação do profissional ou do titular (LGPD, art. 18, VI), ressalvados os registros cuja guarda seja exigida por lei ou por norma profissional.
• Conversas com a assistente (Isa): mantidas até que o profissional as exclua, até a exclusão ou desvinculação do paciente ou do grupo, ou conforme a conservação da conta descrita acima.
• Áudio das sessões: excluído automaticamente 7 dias depois que a evolução da sessão é finalizada (ou 7 dias depois do cancelamento ou do registro da falta), salvo se o profissional optar por guardá-lo em Configurações; nesse caso, segue a conservação dos demais registros clínicos. A transcrição e a evolução permanecem no prontuário, sob controle do profissional.
• Documentos fiscais e de cobrança: pelo prazo exigido pela legislação tributária.
• Registros de acesso: 6 meses, conforme a Lei n.º 12.965/2014 (Marco Civil da Internet).

Conforme os arts. 18 e 20 da LGPD, você tem direito a:

• Confirmar a existência de tratamento de seus dados
• Acessar seus dados pessoais
• Corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados
• Solicitar anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD
• Solicitar a portabilidade dos dados para outro fornecedor
• Solicitar a eliminação dos dados tratados com base no seu consentimento
• Saber com quais entidades compartilhamos seus dados
• Ser informado sobre a possibilidade de não consentir e sobre as consequências da recusa
• Revogar o consentimento a qualquer momento
• Opor-se a tratamento realizado com base em outra hipótese legal, em caso de descumprimento da LGPD
• Pedir a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado
• Apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD)

Para exercer seus direitos, use os canais da seção 15. Podemos pedir informações adicionais para confirmar sua identidade. As solicitações serão respondidas em até 2 dias úteis (formato simplificado) ou 15 dias (declaração completa).

A inscrição na lista de espera depende do consentimento para receber novidades, pois esse é o propósito da lista. Se você não consentir, não será inscrito; se revogar, deixará de receber as mensagens.

Pacientes e contatos dos consultórios devem dirigir seus pedidos ao profissional responsável, que é o controlador desses dados. Se um pedido chegar ao Mentis, nós o encaminharemos ao profissional e o apoiaremos no atendimento.

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger seus dados, incluindo:

• Criptografia dos dados em trânsito (HTTPS) e em repouso
• Senhas guardadas apenas em formato cifrado irreversível
• Separação dos dados de cada profissional em todas as consultas ao banco de dados
• Arquivos sensíveis em armazenamento privado, acessíveis apenas por links temporários
• Dados completos de cartão não armazenados pelo Mentis
• Cópias de segurança automáticas e controle de acesso restrito ao banco de dados
• Monitoramento contínuo de segurança
• Servidores localizados no Brasil

Em caso de incidente de segurança que possa gerar risco ou dano relevante, o Mentis comunicará os afetados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) nos prazos regulamentares (art. 48 da LGPD e Resolução CD/ANPD n.º 15/2024), informando a natureza dos dados afetados e as medidas adotadas. Quando o incidente envolver dados tratados em nome de um profissional (controlador), ele será comunicado em até 48 horas para que possa cumprir os seus próprios deveres.

Sempre que esta Política mudar, atualizaremos a data no topo da página. Alterações relevantes na finalidade, na forma ou na duração do tratamento serão comunicadas com destaque aos usuários e aos inscritos na lista de espera, conforme previsto na LGPD. Se uma alteração afetar um tratamento baseado em consentimento, pediremos um novo consentimento. Recomendamos consultar esta página periodicamente.